Eko Tur - Instytut Kształcenia | Online: Archiwizacja w szkole/placówce oświatowej. organizacja obsługi kancelaryjnej i archiwalnej w szkołach i placówkach oświatowych

01-03-2021 ONLINE 10:00 - 13:45

Korzyści

1

Przygotowanie do wdrożenia zmian wynikających z nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.

2

Podniesienie poziomu kompetencji osób zarządzających i współodpowiedzialnych za obieg dokumentów i ich archiwizacje w szkole i placówce oświatowej.

3

Uaktualnienie i zdobycie nowej wiedzy w zakresie wymagań prawnych w odniesieniu do ochrony i zabezpieczania dokumentacji szkoły.

4

Nabycie umiejętności zarządzania w tworzeniu dokumentów, procedur i instrukcji w odniesieniu do procesu przyjmowania, wytwarzania i archiwizacji dokumentacji szkoły/placówki oświatowej.

5

Nabycie umiejętności tworzenia przykładowych procedur, instrukcji do wdrożenia we własnej placówce oświatowej.

Opis

Wszystkie publiczne szkoły w Polsce podlega stałej kontroli archiwów państwowych. W wyniku nowelizacji ustawy archiwalnej ustalona zostaje po raz pierwszy procedura kontrolna, ale przede wszystkim zmienia się zakres przedmiotowy i podmiotowy tej kontroli. To największa nowelizacja przepisów archiwalnych od kilkunastu lat. Archiwa państwowe kontrolą będą mogły objąć także podmioty prywatne.

Celem zmian jest m.in. ułatwienie gromadzenia, zarządzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej (w tym elektronicznego załatwiania spraw) oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i systemu zarządzania dokumentacją na nośnikach tradycyjnych (szczególnie papierowych). Ponadto ustawa umożliwia wykonywanie czynności kontrolnych w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym ich przeprowadzanie niezależnie od właściwości miejscowej archiwum państwowego. Gromadzenie i zarządzanie dokumentacją przez szkoły i placówki oświatowe, a następnie jej przekazywanie do archiwów w coraz większym stopniu dotyczy dokumentów elektronicznych.

Podczas szkolenia zostanie omówiona znowelizowana ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i jej zastosowanie w szkołach i placówkach oświatowych. Zostaną wskazane obowiązujące zasady organizacji obsługi kancelaryjnej i archiwalnej, w tym klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji oraz tryb wprowadzania zmian w obowiązujących instrukcjach i jednolitym rzeczowym wykazie akt. Szczególną uwagę zwraca się na nowe zasady i zakres kontroli archiwów.

Uwzględniając powyższe regulacje, pilnym zadaniem stało się zharmonizowanie przepisów regulujących postępowanie z dokumentacją w postaci papierowej z przepisami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej. Dokumentacja papierowa i elektroniczna będzie bowiem występować równolegle w ramach prowadzonych spraw. Zmiana przepisów w zakresie postępowania z dokumentacją w postaci tradycyjnej (tj. nieelektronicznej) usprawni przechodzenie podmiotów do elektronicznego zarządzania dokumentacją w postaci cyfrowej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, a równocześnie zapewni sprawne postępowanie z dokumentacją wpływającą nadal w postaci papierowej.

Program szkolenia

Przepisy prawa związane z archiwizacją.
Wpływ zmian na organizację archiwów zakładowych i składnic akt w szkołach i placówkach oświatowych.
Rodzaje współczesnej dokumentacji:
kryterium postaci fizycznej (pojęcia: dokumentacja, dokument, dokument elektroniczny: pierwotny i odwzorowanie cyfrowe, dokument papierowy);
sposób rejestrowania i przechowywania (dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw);
kryterium wartości historycznej.
Organizacja obsługi kancelaryjnej i archiwalnej podmiotów publicznych po nowelizacji ustawy archiwalnej:
ogólne zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną - zmiany w okresach przechowywania dokumentacji w podmiocie,
nowe rozporządzenie wykonawcze w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, jej przekazywania do archiwum państwowego i brakowania – założenia wynikające z delegacji ustawowej i ich przełożenie na akt wykonawczy,
ustawowa możliwość wykorzystywania systemów teleinformatycznych do elektronicznego zarządzania dokumentacją i obsługiwania działalności archiwalnej a praktyka postępowania z dokumentacją.
Opracowanie i wdrożenie w szkole normatywów kancelaryjno-archiwalnych – ustawowa rola instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej, tryb uzupełniania jednolitych rzeczowych wykazów akt
Przechowywanie dokumentacji w szkole oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej:
lokal archiwum i składnicy akt,
przekwalifikowanie dokumentacji zastałej w szkole i placówce oświatowej.
Archiwa zakładowe i składnice akt w nowych realiach – obowiązki podmiotów w których prowadzone są archiwa zakładowe i składnice akt, zakres nadzoru realizowanego przez archiwa państwowe.
Kontrola archiwalna - nowe zasady i zakres.
Ostatnie zmiany dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Niepaństwowy zasób archiwalny i archiwa społeczne po nowelizacji ustawy archiwalnej.

Wykładowca

Robert Ludwiniak

Wykładowca prawa oświatowego i prawa pracy, wcześniej dyrektor zespołu szkół sportowych, radca ministra w MEN, egzaminator OKE, ukończył seminarium doktoranckie – polityka edukacyjna i zarządzanie oświatą, absolwent studiów na Wydziale Polonistyki UW oraz na Wydziale Prawa i Administracji UW – prawo pracy, ukończył także studia podyplomowe na kierunku administracja rządowa i samorządowa. Od lat współpracuje z kadrą oświatową na poziomie opracowywania i realizacji szkoleń.

Dodatkowe informacje

Po szkoleniu otrzymacie Państwo elektroniczny certyfikat ukończenia szkolenia oraz elektroniczną fakturę, wyślemy je Państwu na adres mailowy podany w zgłoszeniu.

Szkolenie odbędzie się w godzinach: 10.00-13.45.

PROSIMY O PODAWANIE W ZGŁOSZENIACH PRYWATNYCH ADRESÓW MAILOWYCH W CELU REJESTRACJI DO ZAJĘĆ.

Link do webinaru otrzymasz dzień przed szkoleniem.

Przed rozpoczęciem webinaru wyślemy Ci maila z przypomnieniem o zajęciach.